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中国徐州丁庆周 (田园风)

 
 
 

日志

 
 

对质量、环境、安全 三个管理体系整合的探索  

2006-04-10 13:22:44|  分类: 学习研修思考 |  标签: |举报 |字号 订阅

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质量、环境、安全三个管理体系整合的探索

 

随着越来越多已经获得ISO9000质量体系(QMS)认证的组织建立和实施环境管理体系(EMS)和职业健康安全管理体系(OHSMS),并申请第三方认证,许多组织每年不得不投入相当大的人力、财力、时间资源维持两个或三个管理体系的运行和认证证书的注册资格。自2001年以来,已经有许多组织考虑对其两个甚至三个管理体系进行部分整合,以便于简化内部管理,提高管理效率。
   
本文将就QMSEMSOHSMS三个管理体系整合的方式方法进行探索,提供一些建议,以便于有管理体系整合意愿的组织参考。
    一、QMSEMSOHSMS三个管理体系整合的必要性
    如果组织规定对每个管理体系进行2/年的内部审核,加上认证机构至少1/年的监督审核,则一年之中组织要实施九次内外部体系审核,即使1/月也要占去9个月的时间,给获得认证的组织造成沉重的运行负担。
   
如果组织的质量、环境、职业健康安全管理的主管部门不同,三个管理体系各自独立的运行和维护,则三个管理体系实施过程中许多管理工作会发生重复,例如:培训计划制定和实施、文件修改、发放和评审、记录管理、法律法规收集和符合性评价、现场和作业管理、日常监督检查、紧急情况预防、不符合纠正、内部审核、管理评审等,有时甚至相互矛盾,需要花费许多精力用于协调。
   
如果组织具有三套独立的QMSEMSOHSMS文件系统,则现场文件量大,文件管理难度也大,最困难的是文件管理职能不统一,文件管理要求不一致,使现场作业人员极易混淆。
如果组织培养的内审员也分成质量、环境、安全卫生各个专业,内审员在日常管理中各司其责,缺乏沟通和交流,主管职能部门之间各自为政,缺乏合作和协调,则组织的内部管理效率必将降低。
   
2000年之前,由于国内OHSMS认证尚未开始,组织同时申请GB/T19001-2000idt ISO9001-2000GB/T24001-1996idtISO14001-1996GB/T28001-2001OHSAS18001-1999)认证尚不可能。但自2001年开始,一些已经具有质量管理体系、环境管理体系认证资格的机构,具备了职业健康安全管理体系认证的资格,两个甚至三个管理体系的一体化认证成为可能。所谓“一体化”认证是指认证机构派出一个审核组,由具备质量、环境、职业健康安全管理体系双重或三重资格的国家注册审核员组成,通过一次审核(EMSOHSMA一般分为两个阶段现场审核),就能够给组织颁发质量、环境、职业健康安全两张或三张认证证书。组织采用这种认证审核方式将大大节省国际标准认证的人力、时间资源投入和资金消耗。
    二、QMSEMAOHSMA三个管理体系整合的基本方法
    三个管理体系的整合通常需要经过几个步骤,要经历从组织整合、文件整合、作业整合、到持续改进整合等。然而即使是这样也许仅仅是两个或三个管理体系的部分整合,真正意义上的完全整合有赖于组织有关方面经验的积累,以及推行管理体系整合的决心和效果。
    (一) 组织机构与职责的整合——组织整合
    1、组织机构和职责划分的重新设置
   
三个管理体系的整合首先要从组织内部有关管理体系的组织机构入手。由于质量管理体系通常没有包含组织所有的部门,特别是与质量管理没有直接关系的生产辅助部门、后勤部门及相关现场,但是环境管理体系和职业健康安全管理体系必须是全员参与,即体系包括组织的全体员工和所有部门,因此,在进行三个管理体系整合时,需要重新考虑管理体系的组织机构设置。质量管理体系虽然不必含盖所有部门,但需要在整合的管理体系组织机构图中明确注明。
整合的管理体系的职责需要重新划分。绝大多数组织质量管理的归口部门与环境、安全、卫生管理的归口部门不同,而相对来说质量管理的职责划分通常是比较全面的。在进行三个管理体系整合时,必须将已有的质量、环境、安全、卫生管理职责重新整理,从管理体系整合的角度归并组织的职责描述,尤其是应考虑将三个体系的管理职能合并到一个主管部门,以便于统筹管理体系运行,减少组织因多头管理造成的低效和内耗。
   
三个管理体系的管理者代表最好由一人集“三个代表”于一身。由于职业健康安全管理体系对于管理者代表的人选有特殊要求,即必须由高层管理人员(董事会或执委会人员)担任,因此,三个管理体系共同的代表人选也必须出自最高管理者的副职。管理者代表的行政职位比较高,有助于统一指挥和协调三个管理体系的整合工作,提高组织内部管理的有效性。
    2
、内审员双重或三重资格培训和多体系参与
   
内审员是组织内部建立、整合、维护三个管理体系的主要力量。在三个管理体系未整合之前,组织的质量管理内审员与安全卫生管理内审员几乎不会由同一个人兼任。但是,如果组织要实现两个或三个管理体系的整合,则内审员必须具备多重资格,能够同时参与质量、环境、职业健康安全管理体系的运行、维护,并承担两个或三个管理体系的联合内部审核工作,以及接受外部认证机构的一体化审核。
    3
、体系主管部门应配置必要的人力资源
   
组织为了进行三个管理体系整合,将设立三个体系的归口主管部门,但该部门必须具有相应的人力资源。主管部门要负责质量、环境、职业健康安全管理体系的整合、运行,并组织应对外部审核,因此,需要配置懂得企业管理、质量管理、环境管理、安全管理、卫生管理、体系和认证管理等的有关人员,至少需要3名具有丰富的体系管理经验的专职人员,维持三个管理体系的日常运行和认证资格。
    (二) 文件化体系的整合——文件整合
    1)关于管理手册
   
管理手册的主要内容是描述有关标准要求和组织机构与职责划分,由于ISO9001-2000标准的结构形式和条款编号,与ISO14001-1996标准和OHSAS-18001标准的结构形式和条款编号相差很远,因此,要编写三个管理体系统一的管理手册有一定的困难。与此相反,环境和职业健康安全管理体系的标准无论结构、形式、条款名称、要素编号都非常相似,完全有可能进行整合编写,故组织通常更容易将“环境和安全管理手册”合并为一册,而另册编写其“质量手册”。
如果组织希望将三个管理体系的手册合并,则通常要以ISO9001-2000版标准为基本模式,按照PDCA循环的规律和标准各个条款的功能,插入环境和职业健康安全管理体系标准的相应要求。但是,这样做一定要避免在“三合一”管理手册的描述中缺失有关ISO14001OHSAS18001标准的有关要求。
   
2)关于程序文件
   
ISO9000-1994族质量管理体系标准相比,ISO9001-2000版标准更容易与环境和职业健康安全管理体系进行程序文件的整合。由于经过修订的2000版质量管理体系标准,比原有1994版标准更加强调PDCA循环,而其明确规定需要编写程序文件的条款已经减少到了6个,使不同性质的组织的质量管理具有更加广阔的自主空间,也为与环境和职业健康安全管理体系的兼容提供了更大的可能性。
   
根据质量、环境、职业健康安全管理体系三个标准的要求,可以考虑编写一套“质量、环境、职业健康安全管理程序文件”——管理体系程序文件。也就是将三个标准中规定需要建立程序文件的条款进行整合(大约有12个条款),编写出一套“三合一”程序文件。其中环境与职业健康安全管理体系的大部分要素(约75%)可以合写一个程序文件,包括:法律与其他要求(4.3.2)、目标(指标)和管理方案(4.3.34.3.4)、培训、意识与能力(4.4.2)、协商与沟通(4.4.3)、文件和资料控制(4.4.5)、运行控制(4.4.6)、应急准备与响应(4.4.7)、记录和记录管理(4.5.3)、审核(4.5.4)等。不太适宜合并编写的要素主要是:环境因素与危险源辩识、风险评价和风险控制策划(4.3.1);监测与绩效测量与监视(4.5.1);不符合、纠正与预防措施和事故、事件、不符合和纠正和预防措施(4.5.2)三个要素。由于运行控制(4.4.6)和应急准备与响应(4.4.7)本身又是由多个程序文件组成的,基本上有30%的内容可以合写,因此,环境与职业健康安全管理体系的程序文件合写比例在50%左右。
   
通常质量管理体系的文件控制(4.2.3)与上述文件和资料控制(4.4.5)、记录控制(4.2.4)与上述记录和记录管理(4.5.3)、质量目标(5.4.1)与上述目标(指标)和管理方案(4.3.34.3.4)、内部沟通(5.5.3)与上述协商与沟通(4.4.3)、人力资源(6.2)与上述培训、意识与能力(4.4.2)、内部审核(8.2.2)与上述审核(4.5.4)、纠正措施(8.5.2)、预防措施(8.5.3)与上述不符合、纠正与预防措施(4.5.28个条款,或者说质量管理体系中6个需要程序文件的条款,有5个可以与环境和职业健康安全管理体系的程序文件整合编写。此外,一些质量管理体系涉及的现场管理要求也可以与环境、健康、安全的现场管理要求合并,例如:对于材料和化学品的储存、堆放和标识管理,对于供方和承包方的调查、评价和选择管理,对于设备和设施的管理,对于仪器和仪表的校准和维护管理,对于组织设计和过程更改的管理等等。因此,应该结合本组织的实际情况,充分考虑可行性和可操作性,在组织已有的质量管理惯例的基础上,最大限度地兼容环境和职业健康安全管理要求。
   
3)关于第三层次文件
   
对于第三层次文件即组织的“作业指导书”或“操作规程”来说,由于不受必须按照要素进行描述的约束,因此完全可以将两个或三个管理体系的现场操作文件按照岗位的需要进行合并编写,从而大大减少了文件管理的工作量,也方便了作业现场的使用。
    (三) 管理体系运行的整合——作业整合
    文件整合是作业整合的基础。由于有了文件化体系的整合,就有可能将三个管理体系的运行、维护、现场管理活动、改进等进行合并——作业整合。
   
1)管理策划的协调一致
   
无论是质量目标、职业健康安全目标、环境目标和指标都需要定期更新。随着组织的活动、产品、服务的变化、机构和职责的调整、新的法律法规颁布等情况的发生,组织需要定期或不定期地更新或修订其过程控制方法、重要环境因素、重大风险或不可承受风险等。为了与时俱进,不断适应市场竞争的需要,组织还需要不断地提出更高的经营目标,其中也包括与管理体系目标有关的内容,例如:原辅材料消耗定额、不合格品率、重大工伤事故发生率、重大交通事故发生率、重大财产损失率、劳动生产率等,三个管理体系的整合应体现在管理体系策划(方针、目标、管理对象)的协调一致,以及与组织经营目标的协调一致。
   
2)三个管理体系运行和维护同步实施
管理体系的运行和维护通常包括:培训、日常运行、监视和测量、不符合纠正和预防措施、内部审核、管理评审、文件修改、一体化监督审核等内容。作业整合就是将三个管理体系的上述各个过程同步实施,以简化组织内部管理的步骤,减少三个管理体系维护的人力、时间、资金等资源投入。
   
3)持续改进共同提高
   
持续改进是三个管理体系提出的要求,也是组织内部管理和自我发展追求的目标。国际标准中持续改进的含义是:通过改进和强化管理体系达到提高组织各种绩效的目的。因此,三个管理体系达到浑然一体就是持续改进的内容。组织要经过不懈的努力才可能使管理体系从合并变成兼容,从兼容变成融合,从一时的融合达到长久的融合,实现三个管理体系的共同提高,以及达到质量、环境、安全、卫生绩效的不断提高。这个过程通常可以从几个方面来考虑:过程控制的优化、管理职能的简化、管理人员的多能化、文件构成的简约化、记录设置的合理性、监视和测量的有效性、自我完善的推动力等。
   
总之,三个管理体系的整合需要从部分整合向全面整合发展,它不仅仅是管理体系文件的整合,也不是简单的管理职责合并。管理体系整合的目的是全面提升组织的内部管理水平,通过提高管理效率达到提高经济效益的最终目的。

 

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